Laurent HAUSERMANN

Je prends souvent le train entre Paris et Lyon pour des trajets professionnels. Et dans la plupart des cas, mon TGV part à 6h30 ou à 7h00, et est peuplé d'une espèce unique : mâle, seul (ou en binôme), costume, - de moins en moins - cravate, - de plus en plus - smartphone et pour finir l'ordinateur portable. Tous possèdent cet air absent et ce teint gris, caractéristiques d'une journée qui commence très tôt.

Souvent, je peux diviser la rame TGV, en deux : d'un coté, ceux qui ont décidé que leur salaire ou leur patron ne valaient pas la peine de sacrifier une bonne heure et demi de sommeil à grande vitesse ; de l'autre, ceux qui sortent frénétiquement leur clef USB 3G pour télécharger les derniers emails reçus.

Ces derniers - plus workaholic que les autres - m'interpellent toujours et je ne peux m'empêcher de me pencher pour regarder - espionner - leurs écrans. On y découvre de nombreuses choses intéressantes sur leur société, leur emploi, voire même leurs résultats par le biais des nombreux tableaux MS Excel projetés sur leurs écrans.

On y apprend aussi comment les cadres consultent leur messagerie électronique : la boîte aux lettres de réception est, en règle générale, une longue liste de messages, pour certains (la plupart ?) non lus. Cette liste est parcourue et re-parcourue sans cesse durant les deux heures du trajet. Après plusieurs dizaines de secondes de réflexion, le prochain émail à traiter est choisi, lu et en règle général, une réponse est faite. Mais, malgré cet exercice répeté pendant près de deux heures, en général, à l'arrivée, la boîte de réception est toujours pleine !

Après une journée de rendez vous parisiens, j'imagine que le soir ou le lendemain, dans le train du retour, ils retrouveront la même boîte aux lettres, un peu plus remplie par quelques centaines de nouveaux  emails. Leur niveau de stress augmentera encore un peu plus et avec lui, le sentiment d'être façe à quelques choses d'insurmontable : un nombre grandissant de sollicitations diverses et le travail de fond qui reste à faire ...

Il existe pourtant des méthodes simples et pleines de bon sens pour mieux organiser sa boîte aux lettres. Je pratique depuis 3 ans l'un d'entre elles : Inbox Zero de Marlin Man (43 Folders).

Voila ce qu'il faut en retenir :

• Oubliez les dossiers, les sous dossiers et les classements qui ne sont jamais efficaces (Ne vous êtes vous jamais demandé si l'email du fournisseur X pour le projet Y était dans le dossier Outlook Fournisseurs/X ou Projets/Y ?). Aujourd'hui les ordinateurs sont suffisament puissants pour chercher les informations pour vous.

• Créez 3 (et seulement 3) dossiers :
  
  • A Faire - Votre action est impérative pour faire avancer le sujet !
  • Référence - Emails importants dont vous aurez besoin plus tard comme référence (documents, devis, analyse)
  • Archives  - Emails non important mais que vous souhaitez conserver

• Quand vous ouvrez votre boite aux lettres, votre objectif est de la vider. Il ne doit plus rester de messages non lus dans ce dossier d'arrivée. Pour ce faire :
  
  • Effacez (ou Archiver)
  • Déléguez
  • Repondez - Si la réponse prends moins de deux minutes uniquement ! 
  • Planifiez - Réservez un créneau dans votre agenda pour faire ! Déplacez le message dans "A Faire"
    
  • Faites - Si l'action prends moins de deux minutes uniquement ! 

En toute logique, vous devriez réussir à vider votre boîte aux lettres en moins de vingt minutes avec cette méthode. A partir de là, vous pourrez commencer à travailler réellement sur vos projets en cours, à effectuer des actions longues ou encore rédiger des documents. Bref, gérer sa boîte aux lettres est donc avant tout une question d'organisation et de planification, et ce n'est pas "faire son travail".

En effet, de nombreux salariés sont aujourd'hui des Knowledge Worker : le travail consiste à prendre une information initiale, à appliquer une compétence ou une connaissance et à produire une autre information, plus structurée, comprenant plus de valeur ajoutée. Cette valeur naît d'un travail de réflexion, de créativité, de structuration ou de synthèse. Par conséquent, ces travailleurs qui structurent le travail via leur boîte aux lettres (voir pire, leur messagerie téléphonique) n'apportent pas assez de valeur dans leur travail.

Toutes les personnes que j'ai vu appliquer cette méthode, ont vu le stress de la boîte mail pleine diminuer. Ainsi, leurs correspondants apprécient-ils eux-aussi, la fiabilité, la regularité et surtout la réactivité induite.

J'espère voir plus souvent des boites aux lettres vides lors de mes passages dans le TGV, ou alors voir plus souvent des dormeurs à grandes vitesses... plus du tout stressés par leur messagerie professionnelle !

Pour aller plus loin

Marlin Mann expliquant sa technique chez Google :